Existen tres estrategias básicas para trabajar con otros utilizando Forecast Pro—(1) Compartir un único proyecto autónomo, (2) utilizar la funcionalidad de Colaboración de Excel de Forecast Pro para incorporar ajustes de los pronósticos realizados en Excel y (3) consolidar múltiples proyectos en un “súper proyecto” utilizando el Administrador de Súper Proyectos. Hay ventajas y desventajas con cada uno de estos enfoques.
Compartir un proyecto autónomo es la manera más directa de trabajar con uno o dos de tus compañeros para establecer los pronósticos finales. Utilizando este enfoque, el planeador inicia creando pronósticos para todos los items que necesitan ser pronosticados, realizando cualquier ajuste deseado y guardando un proyecto de pronóstico—generalmente a una unidad de red. El proyecto puede ser después reabierto por cualquier persona utilizando Forecast Pro (con licencia Forecaster o Colaborador) para revisar, realizar cambios, etc. Si hay una tercera persona que necesita revisar el proyecto, lo haría después de que la segunda persona haya actualizado el proyecto. Únicamente una persona a la vez puede acceder al proyecto autónomo, así que los cambios deben de ser realizados de manera secuencial.
La funcionalidad de Colaboración en Excel de Forecast Pro te permite crear “Hojas de Cálculo de Colaboración de Forecast Pro”, que les permiten a los miembros de tu equipo ver y modificar en Excel tus pronósticos generados en Forecast Pro. Todos los ajustes y comentarios realizados en Excel pueden ser importados dentro de tu proyecto de Forecast Pro. Este proceso permite que distintas personas realicen cambios simultáneamente, te permite definir a qué items puede tener acceso cada persona y les permite a las personas involucradas en el proceso trabajar en Excel en lugar de Forecast Pro. Las hojas de cálculo de colaboración pre-formateadas soportan visualizaciones numéricas y gráficas de la historia, pronósticos y ajustes e incluyen la capacidad de búsqueda de items automatizada. El Administrador de Colaboración de Excel te permite manejar fácilmente el proceso colaborativo de pronósticos al proporcionar capacidades de importar/exportar y mantener un récord de todas las hojas de cálculo de colaboración asociadas a tu proyecto de Forecast Pro, incluyendo su estado actual.
Finalmente, el enfoque de super proyecto te permite dividir proyectos de pronósticos de gran tamaño en proyectos de componentes de Forecast Pro más pequeños con los que se puede trabajar de manera separada y para después ser consolidados en un “Súper proyecto”. Para implementar este enfoque primero debes crear, pronosticar y guardar proyectos de componentes separados y después utilizar el Administrador de Súper Proyectos para combinar los proyectos de componentes en un súper proyecto nuevo que te permite visualizar y manipular el pronóstico consolidado. Un Súper Proyecto únicamente puede ser creado por alguien con una licencia de tipo Forecaster, pero puede ser utilizado por cualquier persona utilizando Forecast Pro (con licencias de tipo Forecaster o Colaborador).
Un proceso de pronósticos que utiliza un proyecto autónomo ya sea con revisión secuencial o utilizando la funcionalidad de Colaboración en Excel es mucho más sencillo de implementar y mantener que uno que utiliza un super proyecto. La diferencia principal entre utilizar un súper proyecto y utilizar la Colaboración en Excel es que cuando se utiliza el enfoque del súper proyecto, todas las personas que colaboran trabajan con Forecast Pro, en cambio cuando se utiliza el enfoque de colaboración en Excel, pueden trabajar en Excel.